Informativa sulla privacy

ai sensi del Regolamento Europeo 679/2016 e del D.Lgs. 101/2019)

Titolare del trattamento dei dati personali

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

SEGRETERIA MEDICA 3SMB srl

Via F. Lippi 22G

50038 Scarperia e San Piero

CF 07096580480

Tel. +390550540921

Email: privacy@3smb.it

CHI SIAMO

SEGRETERIA MEDICA 3SMB srl (d’ora in poi «3SMB», o la «Società») nello svolgimento della propria attività pone la massima attenzione alla sicurezza e alla riservatezza dei dati personali dei propri clienti.

QUALI DATI PERSONALI CHE LA RIGUARDANO POSSONO ESSERE RACCOLTI

Possono essere raccolte le seguenti categorie di dati personali che La riguardano:

• Dati di contatto – informazioni relative al nome, luogo e data di nascita, codice fiscale, indirizzo, numero di telefono, numero di cellulare, indirizzo email.
• Altri dati personali – informazioni che Lei ci fornisce in merito alla Sua data di nascita, sesso, data e comune di nascita, gradimento del servizio, residenza o situazione professionale.
• Utilizzo del sito web (Dati di navigazione) – informazioni relative alle modalità con cui utilizza il sito, apre o inoltra le nostre comunicazioni, incluse le informazioni raccolte tramite cookie (può trovare la nostra Informativa sui Cookie che ne regola i dettagli). Esempi di questa tipologia di dati sono gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si collegano al sito, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico che indica la risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altre informazioni relative al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

COME RACCOGLIAMO I SUOI DATI PERSONALI

3SMB raccoglie e tratta i Suoi dati personali nelle seguenti circostanze:

• in occasione della conclusione della registrazione come paziente del medico;
• se accede al sito web per utilizzarne le funzionalità;
• se ci contatta al fine di richiedere assistenza;
• se altre società ci trasferiscono legittimamente i Suoi dati personali.

Se Lei fornisce dati personali per conto di qualcun altro deve assicurarsi, preventivamente, che gli interessati abbiano preso visione della presente Informativa Privacy.

La preghiamo di aiutarci a mantenere aggiornati i Suoi dati personali, informandoci di qualsiasi modifica.

PER QUALI FINALITÀ POSSONO ESSERE UTILIZZATI I SUOI DATI PERSONALI

Il trattamento di dati personali deve essere legittimato da uno dei presupposti giuridici previsti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, come di seguito descritti.

a) Trattamento per finalità di marketing per rispondere alle sue esigenze e per fornirle offerte promozionali anche in linea con le sue preferenze

Se ha rilasciato apposito consenso, 3SMB potrebbe trattare i Suoi Dati di contatto per finalità informative e commerciali diretta ad informarLa su iniziative promozionali di vendita (relative a servizi, eventi e iniziative promossi dalla Società), realizzate mediante modalità automatizzate di contatto (posta elettronica, sms, chiamate telefoniche, WhatsApp e altri strumenti di messaggistica massiva, ecc.) e modalità tradizionali di contatto (ad esempio, posta cartacea o telefonata con operatore) ovvero per ricerche di mercato e indagini statistiche, ove Lei ci rilasci apposito consenso e nei limiti di quanto descritto nella relativa formula.
Presupposto per il trattamento: il consenso. Il mancato conferimento dello stesso non comporta conseguenze sui rapporti contrattuali. Il consenso può essere revocato in ogni momento cliccando sul link in calce ad ogni email ovvero scrivendo all’indirizzo privacy@3smb.it

b) Instaurazione ed esecuzione dei rapporti contrattuali di segreteria medica e obblighi conseguenti, ivi inclusa qualsiasi comunicazione relativa a servizi (ad esempio, per dare corso a richieste di assistenza)
3SMB può trattare i Suoi Dati di contatto ai fini dell’eventuale instaurazione ed esecuzione dei rapporti contrattuali, dell’erogazione dei servizi richiesti e del riscontro a segnalazioni e reclami. 3SMB potrà inoltre utilizzare i Suoi dati di contatto, ed in particolare la Sua email, cellulare e per fornirLe informazioni relative al servizio.
Presupposto per il trattamento: adempimento degli obblighi contrattuali. Il conferimento dei dati è obbligatorio per gestire il rapporto contrattuale; in difetto non potremo darvi corso.

c) Gestione operativa e finalità a questa strettamente connesse per l’accesso al sito web
3SMB può trattare i Suoi Dati di contatto, i Suoi dati di Utilizzo del sito web per: (i) gestire i Suoi servizi (e, in particolare, i Suoi appuntamenti o richieste di farmaci, esami, ecc); (ii) trasmettere richieste di contatto o di informazioni o di assistenza.
Presupposto per il trattamento: adempimento degli obblighi contrattuali. Il conferimento dei dati è obbligatorio per rispondere alle sue richieste; in difetto non potremo darvi corso.

d) Conformità alle richieste giuridicamente vincolanti per adempiere un obbligo legale, regolamenti o provvedimenti dell’autorità giudiziaria, nonché per difendere un diritto in sede giudiziaria
3SMB raccoglie i Suoi Dati di contatto per adempiere un obbligo legale e/o per difendere un proprio diritto in sede giudiziaria.
Presupposto per il trattamento: obblighi di legge, cui la Società è obbligata a ottemperare.

COME MANTENIAMO SICURI I SUOI DATI PERSONALI

3SMB utilizza una vasta gamma di misure di sicurezza al fine di migliorare la protezione e la manutenzione della sicurezza, dell’integrità e dell’accessibilità dei Suoi dati personali. Nel caso di trattamento dei dati con strumenti informatici, ed in particolare con l’utilizzo della posta elettronica, il titolare per fini statistici e al fine di monitorare la corretta ricezione e lettura da parte degli interessati della comunicazione inviata, inserirà nelle stesse comunicazioni alcuni tag che permettano la verifica della ricezione, lettura del messaggio e verifica degli eventuali link selezionati dall’interessato.

Tutti i Suoi dati personali sono conservati sui nostri server sicuri (o copie cartacee sicure) o su quelli dei nostri fornitori o dei nostri partner commerciali, e sono accessibili ed utilizzabili in base ai nostri standard e alle nostre policy di sicurezza (o standard equivalenti per i nostri fornitori o partner commerciali).

PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO LE SUE INFORMAZIONI

Conserviamo i Suoi dati personali solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per qualsiasi altra legittima finalità collegata. Pertanto, se i dati personali sono trattati per due differenti finalità, conserveremo tali dati fino a che non cesserà la finalità con il termine più lungo, tuttavia non tratteremo più i dati personali per quella finalità il cui periodo di conservazione sia venuto meno.

Limitiamo l’accesso ai Suoi dati personali solamente a coloro che necessitano di utilizzarli per finalità rilevanti.

I Suoi dati personali che non siano più necessari, o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la relativa conservazione, vengono anonimizzati irreversibilmente (e in tal modo possono essere conservati) o distrutti in modo sicuro.

Qui di seguito riportiamo i tempi di conservazione in relazione alle differenti finalità sopra elencate:

a) Trattamento per finalità di marketing per rispondere alle sue esigenze e per fornirle offerte promozionali anche in linea con le sue preferenze: i dati personali trattati per finalità di marketing potranno essere conservati per 24 mesi dalla data in cui abbiamo ottenuto il Suo ultimo consenso per tale finalità (ad eccezione dell’opposizione a ricevere ulteriori comunicazioni).

b) Adempimento degli obblighi contrattuali: i dati trattati per adempiere qualsiasi obbligazione contrattuale potranno essere conservati per tutta la durata del contratto e comunque non oltre i successivi 10 anni, al fine di verificare eventuali pendenze ivi compresi i documenti contabili (ad esempio fatture).

c) Gestione operativa e finalità a questa strettamente connesse per l’accesso al sito web: i dati trattati per questa finalità potranno essere conservati per tutta la durata del contratto e comunque non oltre i successivi 10 anni.

d) Nel caso di richieste giuridicamente vincolanti e/o controversie: nel caso in cui occorra difenderci o agire o anche avanzare pretese nei confronti Suoi o di terze parti, potremmo conservare i dati personali che riterremo ragionevolmente necessario trattare per tali fini, per il tempo la pretesa possa essere perseguita.

CON CHI POSSIAMO CONDIVIDERE I SUOI DATI PERSONALI

Ai Suoi dati personali possono avere accesso i dipendenti debitamente autorizzati, nonché i fornitori esterni, in qualità di responsabili del trattamento, che forniscono supporto per l’erogazione dei servizi.

In particolare, per lo svolgimento di gran parte della sua attività, 3SMB si rivolge anche a società esterne, professionisti/consulenti/tecnici, con i quali ha stipulato specifici accordi, a titolo esemplificativo, per:

• l’effettuazione di servizi di elaborazione e trasmissione dati o in generali servizi informatici;
• l’effettuazione di interventi di installazione, manutenzione e aggiornamento finalizzati ad assicurare l’ottimale funzionamento di attrezzature, impianti e procedure;
• lo svolgimento di attività di perizia, di revisione contabile e certificazione di bilancio;
• lo svolgimento di attività di archiviazione dei dati e della comunicazione / documentazione dei rapporti intercorsi con clientela, fornitori, dipendenti, collaboratori e altri aventi causa;
• lo svolgimento di attività di assistenza alla clientela (call center/help desk, etc);
• la rilevazione del grado di soddisfazione della clientela;
• l’organizzazione e la gestione di iniziative promozionali (comprese eventuali operazioni a premio, concorsi, etc.), rivolte a clientela o a potenziale clientela, attivate su richiesta dei medesimi.

La preghiamo di scrivere all’indirizzo privacy@3smb.it, se desidera accedere alla lista dei responsabili del trattamento e degli altri soggetti cui comunichiamo i dati.

CONTATTI

Il Responsabile designato per la protezione dei dati personali (DPO) è PLAY Consulting Srl. Per qualsiasi domanda o richiesta relativa ai vostri dati personali potete scrivere in qualsiasi momento a privacy@3smb.it

I SUOI DIRITTI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI E IL SUO DIRITTO DI AVANZARE RECLAMI DINANZI ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

A certe condizioni Lei ha il diritto di chiederci:

• l’accesso ai Suoi dati personali,
• la copia dei dati personali che Lei ci ha fornito (c.d. portabilità),
• la rettifica dei dati in nostro possesso,
• la cancellazione di qualsiasi dato per il quale non abbiamo più alcun presupposto giuridico per il trattamento,
• l’opposizione al trattamento ove previsto dalla normativa applicabile
• la revoca del Suo consenso, nel caso in cui il trattamento sia fondato sul consenso;
• la limitazione del modo in cui trattiamo i Suoi dati personali, nei limiti previsti dalla normativa a tutela dei dati personali.

L’esercizio di tali diritti soggiace ad alcune eccezioni finalizzate alla salvaguardia dell’interesse pubblico (ad esempio, la prevenzione o l’identificazione di crimini) e di nostri interessi (ad esempio, il mantenimento del segreto professionale). Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei summenzionati diritti, sarà nostro onere verificare che Lei sia legittimato ad esercitarlo e Le daremo riscontro, di regola, entro un mese.

Per eventuali reclami o segnalazioni sulle modalità di trattamento dei Suoi dati faremo ogni sforzo per rispondere alle sue preoccupazioni. Tuttavia, se lo desidera, Lei potrà inoltrare i propri reclami o le proprie segnalazioni all’autorità responsabile della protezione dei dati, utilizzando gli estremi di contatto pertinenti: Garante per la protezione dei dati personali – Piazza di Monte Citorio n. 121 – 00186 ROMA – Fax: (+39) 06.69677.3785 – Telefono: (+39) 06.696771 – E-mail: garante@gpdp.it – Posta certificata: protocollo@pec.gpdp.it